Blog

e-İrsaliye ile İlgili Sık Sorulan 8 Soru

2.5.2019

Kağıt sevk irsaliyesi olarak adlandırılan belge ile tam olarak aynı hukuki nitelikleri olan fakat dijital ortamda üretilen belgeye e-irsaliye denir. e-İrsaliye alıcıya dijital ortamda gönderilir ve dijital ortamda saklanır. Standartları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş olan e-irsaliye sayesinde alıcılar, malı teslim aldıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemi aracılığıyla kabul ya da ret yanıtı verebilirler.

Bu yazımızda, e-irsaliye uygulamasına ilişkin sık sorulan 8 soruyu ele aldık:

 

1.e-İrsaliye uygulamasını kullanmak kimler için zorunludur?

e-İrsaliye uygulaması zorunlu bir uygulama değildir. e-Fatura sistemine dahil olan mükellefler tercihe bağlı olarak bu uygulamadan faydalanabilirler.

 

2.e-İrsaliyeyi kimler kullanabilir ve kimler düzenleyebilir?

e-Fatura sistemine dahil olan kullanıcılar e-irsaliye sistemine de dahil olabilmektedir. 1 Ocak 2018 tarihi itibarıyla mükellefler tercih ettikleri takdirde gerekli başvuruları gerçekleştirerek e-irsaliye uygulamasına geçiş yapabiliyorlar.

e-İrsaliye düzenlemesi gerekenler; malı taşıyan veya malı taşıttıranlardır. e-İrsaliyeyi malın alıcısı taşıyor veya taşıttırıyorsa düzenleyen taraf alıcı olur, malın satıcısı taşıyor veya taşıttırıyorsa düzenleyen taraf satıcı olur. Mallar mağazadan alındığında bile satıcının verdiği irsaliye geçerli olmaktadır.

Mükellefler, bilgi işlem sistemlerini Gelir İdaresi Başkanlığı sistemleriyle entegre ederek; www.efatura.gov.tr sitesinde bulunan Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerini kullanarak e-irsaliyeye geçiş yapabilirler. Bununla birlikte, e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler, e-irsaliyeye geçerken e-fatura uygulaması için kullandıkları entegratörü kullanmak durumundalar.

 

3.e-İrsaliye uygulamasına ilişkin zorunluluklar hangileridir?

Malın sevki için e-irsaliyenin fiili sevk gerçekleşmeden önce düzenlenmesi ve Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine doğru bir şekilde gönderilmesi gerekir. Bununla birlikte, fiili sevk sürecinde, eğer e-irsaliyenin elektronik biçimde gösterilmesi sağlanamıyorsa, araçta e-irsaliyenin kağıt çıktısının bulunması zorunludur. Fakat kağıt çıktı üzerinde ıslak imza veya kaşe olması zorunluluk dahilinde değildir. Ayrıca alıcıya bu çıktıyı verme gibi bir zorunluluk da yoktur. Bu nedenle, alıcı da malları teslim aldıktan sonra böyle bir çıktıyı saklamak veya ibraz etmek zorunda değildir.

e-İrsaliyeden önce e-fatura düzenlendiği takdirde e-irsaliye bu faturanın tarihini ve belge numarasını içermek zorundadır. Bunun yanında, e-irsaliyede, irsaliyeyi sorgulamaya veya görüntülemeye yarayan karekod kullanılması zorunluluğu vardır. Ayrıca, e-fatura gibi e-irsaliyenin de 10 yıl süresince saklanması gerekmektedir.

 

4.e-İrsaliye üzerinde olması gereken zorunlu bilgiler hangileridir?

e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarasıyla birlikte e-irsaliyeyi düzenleyenin adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası e-irsaliye üzerinde bulunmalıdır. Müşterinin adı, ticaret unvanı, eğer varsa vergi dairesi ve numarası, işyeri adresi ve eğer işyeri adresinden farklıysa teslimat adresi de e-irsaliyenin içermesi gereken bilgilerdendir. Bunların dışında, taşınan malın cinsi, miktarı, fiilî sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiilî sevk zamanı da bulunması zorunlu olan bilgiler arasındadır. Mükellefler bu mecburi bilgilerin dışında isteğe bağlı olarak başka bilgiler de ekleyebilir. Örneğin, dorse şasi numarası, plaka, şoför bilgisi gibi bilgileri doldurmak tamamen mükelleflerin isteğine bağlıdır.

 

5.e-İrsaliyede yol denetimi nasıl olur?

e-İrsaliye uygulaması ile denetim memurları, sahip oldukları tabletler üzerinden irsaliyede bulunması mecburi olan karekodu veya barkodu okutarak e-irsaliye bilgilerine ulaşabilir ve denetim yapabilirler.
 

6.Kimlere e-irsaliye gönderilebilir?

e-İrsaliye kapalı bir sistem üzerinden çalıştığından dolayı sadece sistemde kayıtlı kişiler arasında e-irsaliye gönderimi ve alımı yapılabilir. Yani, sisteme dahil olanlar alıcı e-irsaliye mükellefi olduğu takdirde e-irsaliye gönderebilir ve alabilir.

İrsaliye düzenleme zorunluluğuna sahip olmayan e-fatura uygulaması kullanıcıları ise kendilerine kesilen e-irsaliyeyi görebilmek için bu uygulamaya tercihen dahil olur.

Taraflardan biri e-irsaliye sistemine kayıtlıyken diğer taraf sisteme kayıtlı değilse, e-irsaliye kullanıcısı olan taraf olmayan tarafa kağıt irsaliye düzenleyebilir.

 

7.Depolar arasındaki sevkiyatta düzenlenmiş olan irsaliyeler elektronik ortama taşınabilir mi?

Depolar arasında gerçekleşen sevkiyat da bir mal hareketidir. Bu nedenle dahili sevkiyat olarak depolar arası irsaliyelerini elektronik ortamda düzenlemek mümkündür; e-irsaliye üzerindeki gönderici ve alıcı bilgileri şirketin bilgileri olmalıdır.

 

8.e-İrsaliyedeki onay süreçleri nasıldır?

e-İrsaliye uygulamasında, belge bazında ya da irsaliyedeki ürün satırı bazında kabul veya kısmi kabul yanıtı verilebilir. Yanıt verilen ürün satırına ilişkin irsaliyeyi düzenleyen şirkete gönderilebilecek olan bilgiler şöyledir: teslim alınan malın adedi, eksik olan malın adedi, kabul edilmeyen mal adedi, ret nedeninin kodu ve açıklaması, teslim alınan fazla malın adedi, teslim alma tarihi, teslimin gecikmesi durumunda şikayet kodu ve açıklaması.