Günümüz dünyasında teknoloji her geçen gün ilerlerken, şirketler giderek dijital ortamda çalışan uygulamalara ve sistemlere geçiş yapmaktadır. e-Fatura olarak kısaltılan elektronik fatura uygulaması, kağıtsız bir şekilde dijital alanda üretilen ve hukuki anlamda kağıt faturalardan bir farkı olmayan elektronik belgedir. Hukuki anlamda kağıt fatura ile aynı niteliklere sahip olduğundan dolayı yeni bir belge türü olarak adlandıramayacağımız bu fatura türü, internet ortamında elektronik olarak düzenlenir ve şirketler arası iletimi baskı araçları olmaksızın sunucular vasıtasıyla sağlanır.

e-Faturalar, basılı faturalarla aynı bilgileri içerir ve yasal düzenlemelere dayanan standart bir formatı vardır. Bununla birlikte, mali mühür ve zaman damgası taşıdığı için değiştirilemezliği garanti altına alınmıştır. Formatı ve standartları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen e-Faturalar, bir faturanın gerektirdiği tüm bilgileri içerir. Aslında Gelir İdaresi Başkanlığı sunucuları, satıcı ile alıcı arasındaki iletişimi sağlayan bir platform olarak görev yapar.

e-Fatura uygulaması, kayıt dışı ekonomiyi engelleme ve kağıt israfının önüne geçme amacıyla 2010 yılının Mart ayından beri Türkiye’de kullanılmaktadır. Kullanışlılığı ve faydalarından dolayı son birkaç yıldır ismini çok sık duyduğumuz bu uygulama 2013 yılında bazı mükellefler için zorunlu hale getirildi.

2010 yılının Mart ayında yayınlanan 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin yayımı ile birlikte hayatımıza giren uygulama ilk başta sadece anonim ve limited şirketlerin kullanımına açıktı. 2012 yılında Haziran ayında yayınlanan 416 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ise bu uygulamayı gerçek kişi mükelleflerin kullanımı için genişletti. 2012’nin Aralık ayında yayınlanan 421 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile ortaya çıkan “özel entegratörlük” kurumunu ile e-Fatura uygulamasına geçiş yapmak daha kolay bir hale gelmiş olup, uygulama çok daha fazla kişiye ve kuruma hitap etmeye başlamıştır.

e-Fatura kullanımında sisteme kayıt olmak ön koşuldur. Sadece her iki taraf da e-Fatura kullanıcısı olduğu takdirde kullanılabilir. Yani, sistemde kaydınız olmazsa e-Fatura gönderemezsiniz ve sistemde kayıtlı olan kullanıcılardan e-Fatura alamazsınız. Kaydını oluşturmuş olan şirketler ise müşterilerine istediği hızda dijital olarak e-Fatura gönderebilir.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirtilen zorunluluk kapsamına dahil mükellef şirketler e-Fatura uygulamasını kullanmak durumundadır. Ancak, zorunluluk kapsamına girmeyen herhangi bir şirket de isteğe bağlı olarak e-Fatura uygulamasına rahatlıkla geçiş yapabilir. e-Fatura sistemini kullanmak isteyen şirketlerin önünde herhangi bir engel bulunmamasının yanı sıra, elektronik ortamdaki uygulamalara geçiş ülkemizde oldukça desteklenen bir süreçtir.