IDP Çözümlerinin Sağladığı Kazanımlar ve Önemi Nelerdir?

İşletmeler için dijitalleşmeye dair öne çıkan çözümlerden IDP nedir, ne gibi kazanımlar sağlar ve kullanım alanları nelerdir?

Evraklar, belgeler, formlar, sözleşmeler çoğu işletmenin olmazsa olmazlarıdır. Çeşitli gereksinimler için konumlanan farklı kapsamlara sahip dokümanlar üzerinde çalışılması ve belirli amaçlar doğrultusunda işlenmesi gerekebilir. Süreçlerin geleneksel işleyişi, doğası gereği insan hatasına, düşük iş akış hızlarına ve genel itibarıyla zaman kaybına son derece açıktır. İşte bu türdeki olumsuz faktörlere karşı geliştirilen teknolojik araçların başında IDP gelir. Peki yenilikçi bir verimlilik aracı olan IDP nedir, işletmelere ne gibi kazanımlar sağlar, önemi ve kullanım alanları nelerdir?

IDP nedir?

Faturalar, siparişler, sözleşmeler gibi belgeler, yenilikçi yaklaşımlara ve teknolojiye mesafeli işletmelerde iş akış süreçlerini zorlaştırabilir. Belge-yoğun ortamlarda verileri çıkarmak, sınıflandırmak, doğrulamak gibi temel gereksinimlerin tamamen manuel olarak (kişiler tarafından) karşılanması, iş verimliliğini düşürebilir. Söz konusu senaryo, dolaylı etkileri ile işletmelerde zaman, verimlilik ve maliyet açısından olumsuz etkileri beraberinde getirir. Bu noktada belge ve veri işleme akışlarında teknoloji ile entegre şekilde süreci otomatikleştirmek ve manuel görevleri azaltarak ilgili süreçlere hız kazandırmak mümkün. İşte bunun için geliştirilen verimlilik çözümüne kısa adı IDP olan Intelligent Document Processing (Akıllı Belge İşleme) denir.

IDP bir yazılım çözümüdür; kurumsal belge ve veri işleme iş akışlarına hız kazandırırken gelişmiş veri yakalama ile iş süreci otomasyonunu bir arada sunar. Sadece iş verimliliğine ve süreçlere hız kazandırmakla kalmaz, insan hatası faktörünü de minimize eder. Bu unsurlar, genel itibarıyla işletmeler açısından kritik önem taşıyan maliyetleri azaltırken birçok yönden kurumsal faydayı beraberinde getirir. Peki IDP çözümlerinin işletmelere sağladığı avantajlar nelerdir?

IDP çözümleri işletmelere ne gibi kazanımlar sağlar?

Rekabetin yoğun olduğu günümüz iş dünyasında minimum insan hatası, etkin verimlilik ve yüksek hızlardaki iş akışlarına dair gereksinim yadsınamaz ölçüde. Dolayısıyla kuruluşlar açısından veri doğruluğu ve uyumluluğu esas alınarak belgelerin hızla işlenmesinin sağlayacağı katma-değer kritik önem taşıyor. Dolayısıyla günümün iş ortamında IDP, her geçen gün daha fazla önem kazanıyor. Bu kapsamda IDP çözümlerinin işletmelere sağladığı başlıca kazanımlar şöyledir;

·      Ölçeklenebilirlik sağlar

IDP, verimliliği artırarak insan hatası ihtimallerini azaltır. Zira tek seferde çok sayıda belgenin işlenmesini mümkün hale getirir. Belgeler, uygun ölçekte ve doğru biçimde taranır. Yapay zeka ile belgeler hatasız işlenirken yüksek verimlilik sayesinde ölçekten bağımsız tüm operasyonel talepler yüksek doğruluk ve kolaylıkla yönetilir.

·      Maliyetleri düşürür

Otomasyon kazandırılan belge işleme ve analiz süreçleri ile genel giderler azaltılır. Manuel veri girişi ve işlemeden kaynaklı maliyetler yerini otomatikleştirilmiş tekrarlayan görev yönetimine bırakır. IDP ile üretkenlik artarken iş akışları kolaylaşır.

·      Hız kazandırır

Manuel aşamaların yerini çok daha etkin bir teknolojik çözüm alırken süreç, birçok açıdan hızlanır. İş akışları fark yaratacak ölçekte gelişir ve iyileşir.

·      Müşteri memnuniyeti artar

Müşterilerde memnuniyet, artan hıza paralel olarak artar. Örneğin müşteri katılımı, rezervasyonlar ve belgelerin yer aldığı ödemeler gibi görevler, IDP ile otomatikleştirilebilir. Müşteri sorgularına daha yoğun şekilde kişiselleştirilmiş yanıtlar ile karşılık verilir.

IDP çözümlerinin önemi nelerdir?

IDP çözümlerinin önemi, işletmelerde günümüzün en önemli odak noktalarından biri olan dijitalleşme odağında öne çıkar. Rekabette önde yer almasını sağlayan unsurlardan biri olarak dikkat çeken IDP ile işletmeler, aynı zamanda teknoloji kullanımının avantajlarını detaylı ve karmaşık iş akışlarına dahil eder. Veri çıkarma, yorumlama, işleme yetenekleri ile fark yaratan IDP çözümleri, işletmelerin gerek müşteri memnuniyetine, gerekse genel verimliliğine dair katma değeri artırır.

Yapılandırılmış ya da e-posta, rapor gibi yapılandırılmamış veriler fark etmeksizin tüm belge türlerini yorumlayabilir, sınıflandırıp ayıklayabilir. IDP’de ilk adım, hem kağıt hem de dijital belgelerin sisteme aktarımını kapsayacak şekilde belgelerin yakalanıp sınıflandırılmasıdır. Belgeler yapay zeka ile tanınır, kategorize edilir. Sıradaki adım veri ayıklamadır; ilgili veriler çıkarılarak bilgilerin doğru bir biçimde tanımlanması sağlanır. Ardından veri doğrulaması gerçekleşir. Veri işleme ise kapsamı daha geniş bir süreçtir. Veriler amaç doğrultusunda işlenir; örneğin finans kurumlarında fatura ödemeleri için yönlendirilebilir. Hukuk alanındaki IDP kullanımında bir sözleşmedeki detaylar yasal bir platforma yönlendirilebilir.

Bu arada sistemlerin dikkat çeken özelliklerinden biri de sürekli öğreniyor olmalarıdır. Önceki hatalardan öğrenilir, belge biçimlerindeki değişikliklere uyum sağlanır. İş ihtiyaçları ve belge türleri değişse de sistem, halihazırda öğreniyor olduğu için etkili bir şekilde işlev sunmaya, görevlerini tamamlamaya devam eder. Yanıtı tüm detayları ile verilecek sıradaki soru; IDP çözümlerinde kullanım alanları nelerdir?

IDP çözümlerinde kullanım alanları nelerdir?

IDP çözümleri birçok sektörde kullanılabilir. Bu doğrultudaki IDP çözümlerinin başlıca kullanım alanları sağlık hizmetleri, hukuk, finans sektörü, lojistik, insan kaynaklarıdır. İşte detaylar…

·      Sağlık hizmetleri sektörü

Sağlık kayıtlarının yönetimi IDP ile çok daha iyi hale getirilebilir. Hastaneler ve tıbbi kurumlarda sağlık kayıtlarından veri çıkarmak ve bu belgeleri daha iyi düzenlemek için IDP etkin bir araçtır. Ayrıca IDP, sağlık sigortası sektöründe talep doğrulaması gibi işlemlerdeki evrak işlemlerinin azaltılması noktasında idealdir. 

·      Finans

Geniş bir kapsama sahip olan finans sektörü, IDP’in başlıca kullanım alanları arasında yer alır. Gider yönetimi, fatura gibi işlenmesi gereken önemli belgeler, IDP ile otomatize edilir. Finansal belgelerden çıktılar oluşturularak gelecekteki ödemelere dair veriler işlenebilir. Formlar, işletme makbuzları ve giderlerden veri çıkarılarak raporlar oluşturulması gibi işlemlerin yanı sıra finans departmanlarında çalışan ve yüklenici ödemeleri IDP ile yönetilebilir. Başka bir örnekte ise bankanın tüm kredi süreçleri uçtan uca IDP ile yönetilebilmektedir.

·      Hukuk

Sözleşmelerin analizinde IDP kullanılabilir. Yasal belgelerden ve mahkeme kayıtlarından veri çıkarma, sözleşme yükümlülüklerinin analiz etme gibi hukuk alanındaki işlevsel konularda IDP, verimli bir teknoloji çözümü olarak dikkat çeker.

·      Lojistik sektörü

Gönderiler, transit izinler gibi belgeler, lojistik sektörünün olmazsa olmazlarıdır. Sektör paydaşlarının bu türdeki kritik belgeleri izlemesi/işlemesi gerekir ve IDP, bu kapsamdaki insan hatası faktörü gibi negatif unsurları bertaraf eder. Planlama, İK entegrasyonları esaslı işgücü yönetimi, hizmet/varlık çizelgeleri, sipariş onay tarihler gibi kritik verilerin otomatik güncellemesi odağında kapsamlı özellikler sunar. Ayrıca tedarik, depolama ve dağıtım süreçlerinin tüm tedarik zinciri boyunca etkin koordinasyonu, envanterlerin müşteri talepleri doğrultusunda dengelenmesi, proaktif kontroller, operasyonel güvenlik gibi birçok katkı sağlar. Veri çıkarma, doğrulama, sınıflandırma gibi alanlarda IDP, lojistik sektöründe süreçlere tüm yönleri ile hız, verim ve yüksek doğruluk kazandırır. Lojistik sektörü için verimlilik ve hız tabanlı inovatif çözümler arasındadır.

·      İnsan Kaynakları (İK)

Belge-yoğun bir iş kolu olan insan kaynakları (İK) temsilcileri, aday özgeçmişlerinden kısa sürede önemli çıktılar elde edilmesinde IDP’yi kullanır. Bordro, izinler, brüt maaş, hastalık süresi gibi İK işlevlerinin yönetiminde etkin bir araçtır. Genel itibarıyla işletmelerin en yoğun çalışanları arasındaki İK ekiplerinin zamanı verimli kullanması ve doğru adaylara odaklanması gibi avantajlar sağlar. Diğer sektörlerde olduğu gibi İK alanına yönelik en ideal teknolojilerden biridir IDP.

Yapay zeka destekli IDP çözümü: IDP (Intelligent Document Processing)

IDP aaS, yapay zeka ve makine öğrenimi teknolojilerini kullanarak belgelerdeki bilgileri otomatik olarak tanıma ve işleme sürecidir. Bu teknoloji, metinleri, tabloları ve hatta el yazısı gibi çeşitli veri formatlarını anlayabilir ve bu verileri dijital bir formata dönüştürebilir. Bu sayede, işletmeler ve kurumlar, büyük miktarda belgeyi hızlı ve etkin bir şekilde yönetebilirler.

IDP aaS dendiğinde eksiksiz bir değer önerisidir. Yapay zeka kullanarak belgelerden veri çıkarma, yorumlama ve işleme yeteneği kazandırır. PDF'lerden, görüntülere, el yazısından taramalara kadar her türlü belge formatında veri işleyebilir. IDP (Intelligent Document Processing) özellikleri şunlardır;

·      Sabit formlardan yapılandırılmamış belgelere kadar her türlü belgeyi işleyebilir.

·      IDP araçları ile ilgili başlıca beklentiler, çözümlerin pratik ve kolay olmasıdır. IDP (Intelligent Document Processing), son derece kolay ve pratiktir. 

·      Veri girişi, veri yönetimi ve analiz gibi iş süreçlerini otomatikleştirerek zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.

·      İş dünyasında verimliliği ve rekabet avantajını artırır.

·      Önceden eğitilmiş makine öğrenimi modelleri ile botlarınıza AI gücü katarsınız.

·      UiPath Studio'da belge anlama aktivitelerini sürükleyip bırakarak kolayca robotlar oluşturabilirsiniz.

·      İçerisinde bulunan robotlar sayesinde belgelerden edinilen dijital verileri ister Excel formatında ister karşı uygulamalara yazmak için kullanabilirsiniz.

·      IDP aaS sayesinde, otomatik iş akışları insan müdahalesi gerektirmeden tamamlanabilir.

İşNet, müşterilerine as a Service (aaS) olarak IDP aaS hizmeti vermektedir. Regülasyonlara bağlı olarak sigorta ve bankaların cloud üzerinden kullanamadığı IDP aaS, İşNet tarafından Türkiye’de ilk ve tek olarak sunulan aaS çözümü ile sağlanabilmektedir. İşNet IDP aaS (Intelligent Document Processing), yapay zeka kullanarak belgelerden veri çıkarma, yorumlama ve işleme yeteneği kazandırır. PDF'ler, görüntüler, el yazısı ve taramalardan bile veri işleyebilir. Bu sayede maliyetten tasarrufun yanı sıra sistemin faydalarını kurulum ve yüksek donanım maliyetleri gerektirmeden kullanmaya başlayabilirsiniz.

·      Süreçler ile ilgili bir bilginiz olmasa bile İşNet uzmanları sizler için tüm süreçleri yazabilir ve anahtar teslimi bırakabilirler.

IDP aaS hakkında daha fazla detay ve iletişim için buraya tıklayabilirsiniz.