İK ve Bordro Süreçlerini İşPratik ile Kolaylaştırma Rehberi

İzin, mesai taleplerinden puantaj, PDKS, avans, masraf ve bordro süreçlerine kadar birçok İK sürecini self servis olarak yönetmenizi sağlayan İşPratik nedir, avantajları nelerdir?

İnsan Kaynakları kavramının kısaltılması olan İK, bir organizasyonda işe alım, performans, ücretler ve yan haklara dair süreçlerin uçtan uca yönetimidir. KOBİ’ler dahil olmak üzere tüm ölçeklerdeki işletmeler için kritik önem taşıyan İK, hedeflere verimlilik esasıyla ulaşılması noktasında son derece etkilidir.

İK mekanizmalarının 1800’lü yılların sonunda rastlanan ilk örneklerinde çalışan kayıtlarının tutulması ve ödemeler gibi işletme ihtiyaçları yönetilirdi. 1900’lü yılların ilk çeyreğinde finans, satış gibi departmanlar kurulmaya başlanırken İK’nın çalışanlarla kurumlar arasındaki temel ilişkilerde yıllar içinde gelişen roller üstlendiği görüldü. Devamında çalışan motivasyonu, hatta psikolojisi, eğitim, performans ve daha birçok stratejik rol eşliğinde İK, 1950’ler ve sonrasında önemini daha da artırdı…

İngilizce karşılığı Human Resources ve kısaltılması “HR” olan İnsan Kaynakları kavramı, 1980’lerle birlikte daha da yaygınlaşmaya ve gelişmeye devam etti. 2000’ler ve sonrasında ise dijitalleşme, veri analitiği ve çalışan deneyimini merkezine alan İK’nın önemi, işletmelerin stratejik hedeflerinin adeta aynası olan kapsamlı bileşenleri ile birlikte artmaya devam ediyor.

Peki, günümüzde İK süreçlerinde değişen ihtiyaçlar neler, manuel süreçlerin yarattığı sorunlar ve dijitalleşmenin zorunluluğu hangi alanlarda öne çıkıyor? Manuel süreçleri kolaylaştıran çözümler var mı? Gelin, bu soruların yanıtlarını birlikte değerlendirelim.

İK Süreçlerinde Değişen İhtiyaçlar

Günümüzde İK ekipleri, iş akışı ve kapsamı bağlamında işletmelerdeki en yoğun departmanlar arasında. Zira çalışan tarafında iş koşullarından şeffaf iletişim talebinin karşılanmasına kadar birçok beklenti ağırlık kazanırken kuruluşlarda proaktif ve veri odaklı kararlarla yönetimi öne çıkıyor. Bu noktalarda İK’nın kritik roller üstlendiğine şüphe yok.

Diğer taraftan 2020’li yılların ilk bölümüne damgasını vuran global salgın etrafında şekillenen uzaktan çalışma, hibrit çalışma gibi çalışma metotları, İK süreçlerini daha komplike noktalara taşıdı şüphesiz. Ayrıca çalışan beklentilerindeki değişimler, artan rekabet gibi olgular İK’nın dinamik yapısını elzem kılmaya devam ediyor.

Veri analitiği, süreç hızlandıran robotlar gibi konularda entegre edilebilir yapay zeka, dijital araçlar gibi yenilik esaslı destekleyicilerin kullanımı ve temel düzeyin ötesinde yetkinlik, süreçlerin ayrılmaz parçaları olurken İK departmanları, belirli görevlere odaklı iş rolünün ötesindeki adeta teknolojik ‘iş ortağına’ dönüşüyor.

Manuel Süreçlerin Yarattığı Sorunlar ve Dijitalleşmenin Zorunluluğu

İzin, masraf, başvuru, vb. formlar etrafındaki karmaşık ve yoğun dikkat gerektiren kağıt dokümantasyondan eğitimler, devamsızlıklar gibi tekrar eden veri girişlerinde Excel takibine kadar birçok manuel süreç söz konusu. Bu noktada İK ekipleri, iş günlerinin büyük bir kısmını manuel yürütülen işlere ayırabiliyor. Bu durumun bazı negatif çıktıları da yok değil. Örneğin organizasyonun kritik ihtiyaçları, zaman yönetimindeki sorunlardan dolayı geri planda kalabiliyor.

Bilgisayardan çıktı alınan, doldurup imzalanan sonra tekrar taratılarak ayrı bir sisteme girilmesi gereken işler var. Tüm bu süreçler sadece zaman kaybına değil, insan hatasına ve genel hatlarıyla süreçleri yavaşlatan verimsizliğe yol açabiliyor. İşte bu noktada İK süreçlerinde manuel iş yükünü azaltmanın da ötesinde verimlilik odaklı özellikler barındıran İşPratik portalı, insan kaynakları süreçleri için pratik bir çözüm sunuyor.

İşPratik nedir, temel özellikleri nelerdir? Yakından bakalım…

İşPratik Nedir? Temel Özellikleri Nelerdir?

İşletmelerde yöneticiler ile çalışanlar arasındaki dijital köprü İşPratik, İK süreçlerini modernleştiren bir mobil self servis çalışan portalıdır. İşPratik, İK’da yer alan izin, avans, bordro, PDKS ve mesai gibi çalışan taleplerini self servis olarak uçtan uca ekranda buluşturuyor. Ayrıca kurum içi iletişim altyapılarını da aynı platformda yönetmenize olanak sağlıyor. Böylelikle İK ekipleri için bir dizi önemli görevin dijitalleşmesi ile kaynakların daha verimli kullanımı, zamandan tasarruf ve maliyetlerinin pratik optimizasyonu sağlanıyor. İşPratik’i tercih eden şirketlerin iş akışlarında inovasyonun gücü ile kaydedilen hızın sağladığı katkılar oldukça dikkat çekici düzeyde dijitalleşiyor.

İşPratik’in manuel iş yüklerini ortadan kaldıran yapısı sayesinde çalışan talepleri, ilgili yönetici ekranına web ve mobil uygulama üzerinden iletiliyor ve istenen platformdan onaylanması ile birlikte İK iş süreçlerine kolaylık, esneklik ve hız kazandırılıyor. Tüm süreçler şeffaf, hızlı, erişilebilir ve etkin yönetim temelinde. Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS), puantaj hesaplamaları, mesai takibi, izin ve avans yönetimi gibi zaman alan tüm temel insan kaynakları süreçleri tek bir entegre dijital platformda birleşiyor. Hatta eş zamanlı veri paylaşan mobil uygulama üzerinden çalışanlar, şirket içi duyuru ve haberleri anlık olarak takip edebiliyor, bu sayede kurum içi iletişim de her an canlı kılınıyor.

Farklı sistemler arasında kaybolmadan, tüm verilere tek merkezden erişim ile zaman tasarrufu sağlayan ve şirket içi verimliliğini en üst düzeye çıkaran İşPratik modülleri şöyle sıralanabilir;

·      PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi)

Çalışan, mobil uygulama üzerinden QR kod ile giriş/çıkış işlemlerini gerçekleştirebiliyor. Aynı zamanda uzaktan konum tanımlama özelliği ile uzaktan çalışanlar mesai giriş/çıkış işlemleri akıllı telefon üzerinden yapabiliyor. Mesaiye geç gelme durumunda mazeret bildirimi, giriş ve çıkış işlemlerinin yapılmaması durumunda çalışana sistem üzerinden bildirim gibi özellikler de mevcut.

·      Puantaj

Personellerin giriş çıkış kayıtları üzerinden otomatik puantaj kayıtları oluşturulabiliyor. Bu kayıtların excel’e aktarımı da mümkün.

·      Mola

İşPratik’te süre aşımı, aşırı mola kullanımı, belirli bir süre içinde kullanılan mola süreleri analiz edilebiliyor.

·      Talepler (İzin, Mesai, Avans, Masraf/Harcırah, Bordo)

Personeller konum bağımsız istedikleri zaman diliminde talepte bulunabiliyorlar. Personeller tarafından yapılan bu talepler tamamen dijital olup, portal üzerinden yönetici onayına gönderilir. Onaylar dijital olarak yönetilir ve personele bildirilir.

·      Belgelerim

Personeller, işe giriş veya çalışma süresi için şirkete verdiği evrakları portal üzerinden görüntüleyebilir.

·      Analizle

Personel analizleri ile yöneticiler, ihtiyaç duydukları çalışan analizlerine sistemden tek tıkla alabilir. Departman personel dağılımları, yaş, cinsiyete göre yoğunluklar, çalışan yaş analizleri, maliyet yükleri gibi verilere de buradan ulaşılabilir.

·      Raporlar

Sistemde oluşan tüm işlemlerin liste raporları yöneticiler tarafından alınabilir. Ek olarak talepler, onay durumları, giriş çıkış analizleri gibi veriler raporlanabilir.

İşPratik’in Avantajları Nelerdir?

İşPratik, işletmeler ile çalışanlar arasında dijital bir köprü görevi üstlenerek operasyonel süreçlerde aşağıdaki avantajları sağlar:

• İç süreçlerde hızlanma ve finansal fayda: İnsan kaynakları, zaman kayıpları ve kaynak maliyetleri doğru bir şekilde yönetilir, şirketin iç süreçlerine hız kazandırılır ve finansal fayda sağlanır.
• Şeffaflık ve etkin yönetim: İşletmedeki tüm süreçlerin daha şeffaf, erişilebilir ve etkin yönetimine imkan tanır.
• Dijital bilgi ve talep yönetimi: Çalışanların İK departmanından veya yöneticilerinden talep edeceği bilgi ve onay süreçleri, İşPratik ile tamamen dijital olarak yönetilir.
• Esneklik ve hız: Süreçlerin web veya mobil uygulama aracılığı ile dijital olarak yürütülmesi ve onayların dijital olarak verilmesi sayesinde operasyonel yapıya esneklik ve hız kazandırılır.

·      Taleplerin İletilmesi: Çalışanların izin, bordro ve ek mesai gibi konulardaki talepleri, doğrudan ilgili yöneticinin veya yöneticilerin onayına sunulur.

• Dijital Onay Süreci: İnsan Kaynakları departmanından veya yöneticilerden talep edilen bu bilgi ve onay işlemleri tamamen dijital olarak yönetilir.
• Web ve Mobil Uygulama Kullanımı: Yöneticiler, kendilerine iletilen bu talepleri web veya mobil uygulama aracılığıyla dijital olarak onaylarlar.

İşPratik Mobil Deneyimi ve Luca Bordro Entegrasyonu

Akıllı telefonlar, pratik oluşları ve sürekli daha esnek yapıda geliştirilen arayüzleri ile dijital çağın en önemli araçlarıdır. Bu bağlamda hız ve verimlilik odaklı proaktif bir portal olan İşPratik, mobil uygulama üzerinden kullanım özelliğine de sahiptir.

İK manuel iş yüklerini hızlandıran ve verimlilik sağlayan İşPratik, mobil uygulama üzerinden tüm özelliklerine eksiksiz erişim ile birlikte kolaylıkla yönetilebilir. Birçok İK sürecinin tek bir platformdan üstelik mobil olarak her zaman, her yerden yönetimi ile çalışanlar taleplerini iletirken onaylar da dijital olarak verilir.

İşPratik’in kapsamlı araç setlerinden biri de izin ve bordro gibi süreçlere ilişkin dijital bir entegrasyon olan Luca Bordro Entegrasyonudur. Luca Bordro Entegrasyonu şu özelliklere sahiptir; sayesinde Luca Bordro uygulaması içerisinde bulunan Bordro kayıtlarına İşPratik uygulaması üzerinden kolayca erişim sağlanır.

İşpratik Hakkında Sık Sorulan Sorular ve Cevapları

·      İzin talepleri portal üzerinden yapılabilir mi?

Web veya mobil uygulama aracılığıyla saniyeler içinde izin talebi oluşturabilir, talepler doğrudan ilgili yöneticinin dijital onayına sunulur.

·      Geçmiş aylara ait maaş bordroları görüntülenebilir mi?

Evet, Çalışan Portalı sayesinde dijitalleşen bordrolara her zaman erişilebilir, geçmiş dönemlere ait dökümler incelenebilir ve arşive ulaşılabilir.

·      Fazla mesai süreleri ve haftalık puantaj sistemden takip edilebilir mi?

Kesinlikle. Günlük çalışma saatleri, fazla mesailer ve mola süreleri sistemde hesaplanır ve portal üzerinden şeffaf bir şekilde görüntülenebilir.

·      Şirket içi duyuru ve haberlerden nasıl haberdar olunur?

Eş zamanlı veri paylaşımı sağlayan yapı sayesinde şirket haberleri, anketler ve önemli duyurular anlık olarak sisteme düşer.

·      Avans veya masraf talepleri portal üzerinden iletilebilir mi?

Evet, web veya mobil uygulama üzerinden dijital masraf ve avans talebinde bulunulabilir, onay sürecini anlık olarak takip edilebilir.

·      Sisteme giriş yapmak için sadece mobil uygulama mı kullanılmalı?

Hayır, İşPratik esnek bir yapıya sahip. iOS ve Android uyumlu mobil uygulamaların yanı sıra web sitesi aracılığıyla bilgisayardan da portala kolaylıkla giriş yapılabilir.

·      Personel giriş-çıkış (PDKS) işlemleri için şirkete ekstra bir cihaz kurulması gerekiyor mu?

Hayır, sistem tamamen donanımsız çalışır.

·      Yöneticilerin ofis dışındayken personel taleplerini onaylaması mümkün mü?

Evet, sistemin sunduğu ofisten bağımsız yönetim esnekliği ile web veya mobil cihaz üzerinden çalışan talepleri incelenip hızlı bir şekilde onaylanabilir.

·      Kişisel bilgiler ve sistemdeki veriler güvende mi?

Evet, tüm kişisel veriler ve özlük bilgileri uluslararası denetimlerden geçmiş bilgi güvenliği protokolleri ve KVKK standartlarına tam uyumlu bir şekilde korunmaktadır.

·      Vardiya (shift) planlamaları ve mola saatleri portalda görülebilir mi?

Evet, yöneticiler tarafından oluşturulan esnek haftalık vardiya planları, mola profilleri ve izin günleri portaldan güncel olarak takip edilebilir.

İşPratik hakkında daha fazla bilgi ve sorularınız için buraya tıklayabilirsiniz.