Online toplantıların zaman ve mekân sınırlarını ortadan kaldırarak iş hayatında yeni bir standart yarattığı söylenebilir. Ayrıca bu toplantıların kaynak tasarrufu ve yüksek verimlilik gibi önemli avantajları da var. Bununla birlikte çevrim içi iletişimi yüz yüze görüşmelerde olduğu kadar etkili hâle getirmek için bazı noktalara dikkat etmek gerekiyor.

Gelin, online toplantılarda iletişimi iyileştirmek için uygulanabilecek yöntemleri keşfedelim. 

1. Toplantıdan Önce Hazırlık Yapın

Verimli bir online toplantının anahtarı iyi bir hazırlıktır. Toplantıyı siz yönetecekseniz bir gündem hazırlayarak işe başlayabilirsiniz. Toplantının amaçlarını, beklentileri ve katılımcıların rolünü netleştirerek gündemi yapılandırabilirsiniz. Hazırladığınız gündemi toplantıdan birkaç gün önce katılımcılarla paylaşabilirsiniz. 

Eğer toplantıda katılımcı olarak yer alacaksanız size gönderilen gündemi dikkatlice inceleyerek toplantıya hangi konularda katkı sunabileceğinizi belirleyebilirsiniz. Kısa notlar hazırlayarak konuşmanızı planlayabilirsiniz.

Gündem hazırlığının yanı sıra mikrofonu, kamerayı ve sunum dosyalarını test etmelisiniz. Bunun gibi dijital davranış alışkanlıkları sayesinde toplantı sırasında uzun bekleme süreleri olmaz, katılımcılar aktif ve düzenli şekilde söz alabilir.

2. Kameranızı Açık Tutun

Online toplantılarda karşıdaki kişilerin beden dilini, yüz ifadelerini ya da ses tonunu takip etmek yüz yüze toplantılara göre genellikle daha zordur. Bu da iletişimin doğallığını etkileyebilir ve aksamalara sebep olabilir.

Daha etkili bir iletişim için kameranızı toplantı süresince açık tutmaya özen gösterebilirsiniz. Yüzünüzün mümkün olduğunca net görünmesine ve ışığın ortamı ve sizi doğru aydınlatmasına da dikkat edebilirsiniz.

Kameraların açık tutulduğu toplantılarda;

• Etkileşim ve bağ kurma oranı daha yüksektir.
• Karşılıklı güven artar.
• Bireyler daha rahat ve açık iletişim kurabilir.
• Zor konuşmalar kolaylaşır.

3. Katılımı Teşvik Edin ve Aktif Katılımcı Olun

Online toplantılar yalnızca bilgi aktarmak için değil, fikir alışverişi ve iş birliği için de yapılır. Toplantının bir monoloğa dönüşmemesi için görüşme canlı tutulmalıdır. Toplantıyı siz idare ediyorsanız katılımı teşvik etmelisiniz. Bunun için;

• Katılımcılara sık sık açık uçlu sorular sorabilirsiniz.
• Geri bildirim isteyebilirsiniz.
• Önceden anketler hazırlayarak bunları yeri geldiğinde paylaşabilirsiniz.
• Chat bölümünü ve söz isteme butonlarını kullanabileceklerini hatırlatabilirsiniz.
• Önceden planlayarak birkaç katılımcının sizinle birlikte toplantıyı aktif olarak yürütmesini sağlayabilirsiniz.
• Bazı durumlarda yalnızca belirli katılımcıların aktif olduğunu gözlemlerseniz diğer katılımcılara isimleriyle hitap ederek onları da konuşmaya dâhil edebilirsiniz.

Online toplantılara bir katılımcı olarak dâhil olduğunuzda kendi deneyimlerinizi, fikirlerinizi ve yorumlarınızı aktif olarak paylaşabilirsiniz. Bu sayede ekranlar aracılığıyla da gerçek bağlar kurabilirsiniz. Bu noktada şu konulara dikkat etmelisiniz:

• Bir katılımcı sözünü bitirmeden araya girmemeli, başka katılımcılar konuşmak için bekliyorsa "el kaldır" butonunu kullanmalısınız.
• Konuşmadığınız anlarda mikrofonunuzu kapalı tutmayı unutmamalısınız.
• Konuşmacıyı dinlediğinizi belli eden tepkiler verebilirsiniz. Örneğin karşılıklı bir konuşmada "Anlıyorum." gibi ifadeler kullanabilir ya da başınızla onaylayabilirsiniz.

4. Zaman Yönetimine Dikkat Edin

Online toplantılar düzenleyen bir moderatörseniz sağlıklı iletişimin sürmesi için zaman yönetimine özen göstermelisiniz. Aksi takdirde katılımcılar odağını kaybederek toplantıdan kopmaya başlayabilir. Bu nedenle;

• Toplantının yaklaşık ne kadar süreceğini herkese bildirmelisiniz.
• Ekran yorgunluğu katılımcıların dikkatini olumsuz yönde etkileyebilir. Dolayısıyla online toplantıları mümkün olduğunca kısa tutmalısınız.
• Planlanan zaman yeterli gelmezse toplantıyı uzatmak yerine ek bir toplantı düzenlemenizde fayda var.
• Toplantının büyük kısmını tartışma ve beyin fırtınası gibi herkesin aktif olacağı bölümlere ayırmalısınız.
• Katılımcılar birbirine yabancıysa ya da henüz bağ kurmadılarsa toplantının başında tanışma konuşmaları da planlayabilirsiniz.

Dijital çağda toplantılar ekranlardan yürütülse de iletişimin kalitesini korumak mümkün. Aktif katılım, kamera kullanımı, doğru zaman yönetimi gibi unsurlar sanal toplantıları da yüz yüze toplantılar kadar verimli hâle getirebilir.