Zaman yönetimine dair öne çıkan teknolojiler hangileri ve dijital planlama odağında nelere dikkat edilmeli?

Üretkenliği ve verimliliği artırma esasıyla belirli aktivitelere yönelik ayrılan sürelerin bilinçli şekilde kontrol edilmesi olan zaman yönetimi, teknolojinin artan etkisi ile farklı yönlere evrilebilen bir olgu. Zira bazı teknolojik yönelimler zaman yönetimine olumsuz yönde etki ederken kimisi de önemli faydaları beraberinde getiriyor.

Günümüzde zamanın doğru biçimde yönetimi hiç olmadığı kadar kıymetli. Gerek iş ve eğitim hayatında verimlilik, gerekse kişisel gelişim, ilişkiler, aile ve sağlık noktasında zamanın doğru yönetimi elzem. Bu bağlamda sayısız faydası ile zaman yönetiminde teknolojinin rolü önemli. Dijital takvim, yazılım ve uygulamalardan üretkenliği artıran dijital alışkanlıklara uzanan geniş bir çerçevede teknoloji, zamanın doğru kullanımına katkıda bulunuyor.

Peki, zaman yönetimine dair öne çıkan teknolojiler hangileri; üretkenlik araçları, dijital planlama gibi konularda ne tür teknolojilerin kullanımı öneriliyor ve dijital planlama temelinde nelere dikkat edilmeli? Gelin, bu ilginç soruların ayrıntılı yanıtlarına birlikte bakalım.

Dijital takvim ve uygulamalar

Hangi gün nelerin yapılacağının not edildiği defter ajandaları bilirsiniz… Her ne kadar kullanımına devam edilse de günümüze göre daha az karmaşık zamanların üretkenlik araçları olan ajandaların yerini artık gelişmiş teknolojik takvimler ve çeşitli uygulamalar aldı. Tarihlerin ve etkinliklerin online ortamda planlanıp görüntülenmesi ve yönetiminin yanı sıra bildirimler yoluyla hatırlatılmasını esas alan dijital takvimler, akıllı telefon, tablet, bilgisayar gibi yaygın aygıtlara yüklenebilen (ya da önyüklü şekilde gelen) yazılımlar.

Çoğu dijital takvimde toplantıların, önemli günlerin kaydı ve farklı cihazlarla senkronizasyon mümkün. Böylelikle birçok cihaz üzerinde yönetilebilen, hatta iş arkadaşları, aile, vb. ile paylaşılabilen, bildirim ve hatırlatma alınabilen bir tür, ‘her zaman yanınızdaki dijital sekreter’ deneyimi söz konusu. Ayrıca zaman dilimi desteği ile başka ülkelere seyahatlerde de kesintisiz fonksiyonalite sunabileceğini belirtelim.

Mobil cihazlarda ve bilgisayarlarda kullanımı odağındaki dijital takvim uygulamalarının öne çıkan faydaları:

·      Hangi gün, saat kaçta ne yapacağınızı her zaman görebilirsiniz,

·      Dijital planlama ve zaman yönetimi aracıdır,

·      Tarih ve saat çakışmalarını önler,

·      Hatırlatır, bu sayede programınıza daha hakim olmanızı sağlar,

·      Etkinliklerin, toplantıların, önemli günlerin unutulmasının önüne geçer,

·      Ekip koordinasyonu için idealdir,

·      Birçok cihazdan erişim imkanı sunar,

·      Sürekli yanınızdadır, kaybolmaz ve kağıt gibi deforme olmaz.

Zaman yönetimini optimize etmek isteyen herkesin kullanabileceği dijital takvimlere birkaç örnek:

·      Google Calendar,

·      Apple Calendar,

·      Outlook Calendar.

Üretkenliği artıran teknoloji alışkanlıkları

Üretkenlik, daha odaklı bir yaşam stilinin önemli bir çıktısı. Çünkü daha odaklı ve konsantre kişilerin daha üretken olduğu gerçeği yadsınamaz. Bu nedenle üretkenliği merkezine alan bir dizi teknoloji alışkanlığı, doğru araç setleri ve akıllı rutinlerle daha verimli olmak, sanıldığından çok daha kolay.

İşte üretkenliği artıran bazı teknolojik alışkanlıklar:

·      Dijital takvim

Önceki bölümde detaylıca değinilen dijital takvimler, üretkenlik için başlıca araçlar arasında.

·      Bildirimlerin doğru yönetimi

Çalışırken Instagram gibi bildirimleri kapatarak, işten sonra açarak daha odaklı bir akışa merhaba diyebilirsiniz. Benzer şekilde işten sonra e-posta bildirimlerini kapatmak ve mesajları belirli saatlerde kontrol etmek gibi kullanım senaryoları değerlendirilebilir.

·      Görev yönetimi araçları

İşe dair görevlerin planlandığı ve tamamlandığında işaretlendiği Trello, Todoist gibi birçok yazılım-uygulama var. Üretkenlik araçları, özellikle yoğun iş akışına tabi profesyoneller için önerimiz.

·      Otomasyona davet

Gün içinde tekrarlayan ve mail filtreleme, takvim hatırlatma gibi kullanım alışkanlıkları ile daha düzenli yönetilen birçok iş var. Ayrıca sosyal medyada geçirilen süreyi kontrol altına almak, aşırı ekran süresinin önüne geçmeye dönük ‘günde 1 saat gibi belirli sürelerde kullanım’ standartları belirlemek, verimliliğe dair önerilen pratik adımlardır. Dijital minimalizm hakkında daha detaylı bilgiler için “Dijital Minimalizm: Daha Az Ekran, Daha Fazla Zihin Alanı” başlıklı makalemizi okuyabilirsiniz.

·      Daha az web tarayıcı sekmesi

Uzmanlar, ardışık şekilde açılan çok sayıda sekme yerine daha az (hatta tek) sekme ile çalışmayı öneriyor. Böylelikle dikkat dağıtan sitelerin önüne geçilmesi hedeflenebilir.  

·      Notlar

Not tutmak, verimlilik ve zaman yönetimine ilişkin önemli alışkanlıklardan. Burada ister kağıtlara, ister dijital ortama ama mutlak suretle notlarla zamanınızı koordine etmeniz öneriliyor. Üretkenlik araçları arasında yer alan Obsidian, Evernote gibi uygulamalar, popüler not uygulamaları tarafında global düzeyde ilgi görüyor.

·      Odaklanma için multimedya

Odaklanmaya yönelik yeni nesil tavsiyelerden biri de Spotify gibi akış platformlarında konsantrasyonu artıran seslerle çalışmak.

·      Cihazlarını organize et

Akıllı telefon ana ekranında dikkat dağıtıcı ve dopamin tetikleyici (sosyal medya) uygulamaları kaldırıp, takvim, notlar gibi verimliliğe kapı aralayanlara yer açabilirsin.

·      Mikro-öğren

Günde 10-15 dakikanızı sektör haberlerine, kısa eğitim videolarına, vb. ayırmanız, zaman yönetimine değer katar.

İş ve yaşam dengesini sağlama

İş hayatının yoğun temposu, aile ve arkadaşlarla geçirilen süreyi kısıtlayabilir. Ayrıca sadece yakınlarına değil, kendisine de yeterince zaman ayıramayan ve vaktini verimli kullanmakta güçlük çeken kişilerin sayısı kayda değer düzeylerde.

İnsanoğlu, hayatını birden fazla alanda var olarak sürdürür. Bir profesyonel, ebeveyn, partner, başarılı bir sporcu… Hepsi bir arada ve aynı anda olabilir ve roller ile sahip olunan sorumluluklar her alanda birbirinden ayrışır. Zorluk ise burada ortaya çıkar; tüm bu farklılıkları anlam temelinde karşılamak ve iş-yaşam dengesini sağlamak.

İş-yaşam dengesi, kişisel zamanın iyi geçirilmesinin yanında çalışma sürecinin verimli yönetimidir. Dolayısıyla yaşamda iki tarafın da (iş ve yaşam) dengeli olduğu bir yapı ele alınır. Ancak bu bağlam, birçok kişi için kolay değildir, çünkü denge sağlamanın önüne geçen çeşitli etkenler vardır. Bu noktada iş ve yaşam dengesinin önüne geçen başlıca faktörler aşağıdaki gibi sıralanabilir;

·      Planlama ve önceliklendirme problemleri (listenin ilk sırası),

·      Dijital ve teknoloji kaynaklı faktörler (örneğin aşırı sosyal medya kullanımı)

·      Fazla mesai, net olmayan görevler, ‘acil’ kavramının norm halini aldığı unsurlar, vb.

·      Alışkanlıklar ve mükemmeliyetçilik,

·      Yaşam tarzı, sürekli meşgul olmayı başarıyla eşdeğer görme,

·      Hobi ve sosyal yaşama gerekli önemi vermeme, vb.

Daha mutlu bir hayat için iş ve yaşam dengesinin sağlanması gerekir. Genel hatlarıyla iş ve yaşam dengesi avantajları şunlardır;

1-    Artan yaşam kalitesi

Kişisel ve profesyonel yaşamın dengede olması, sevdiklerinizle zaman geçirmeye yönelik daha fazla zaman demektir. Kendinize ayıracağınız zamanla birleştiğinde hem yaşam kaliteniz hem de profesyonel iş hayatınızın kalitesi artar.

2-    Artan motivasyon

İşe verilmeyen ara, tükenmişlik sendromuna yol açabilir. Yaygın bir sorun olan tükenmişlik sendromu, depresyon ve kronik yorgunluğun önceki durağıdır. Zaman yönetiminin daha dengeli olduğu, sevdiklerinize zaman ayırdığınız bir hayat formuyla tükenmişlik belirtilerinin önüne geçebilir ve daha motive olabilirsiniz.

3-    Artan üretkenlik ve ruh sağlığı

İş-yaşam dengesinin kurulması, üretkenliğe olumlu şekilde yansır. Ayrıca ruh sağlığı olumlu yönde etkilenir

4-    Daha doğru kararlar

Sağlıklı bir zihnin doğal sonucu olarak iş ve özel hayata dair daha doğru kararlar alınabilir.

Peki, iş ve yaşam dengesi nasıl sağlanır?

Öncelikle kusursuzluk diye bir şeyin olmadığını belirtelim. Bazı günler çalışmak içinizden gelmeyebilir, ne yapsanız olmaz… Ancak daha iyiye dönüştürme yetilerinin aktif edinimi ile başta zaman yönetimi olmak üzere yaşantıyı çok daha verimli bir düzleme taşımak mümkün. Bu kapsamda bazı uzman tavsiyeleri şöyle sıralanabilir;

·      Sevdiğiniz işi yapın,

·      Çalışma saatlerini belirleyin,

·      Sınırlarınız ve hedefleriniz olsun,

·      Sağlığınıza önem verin,

·      Gerektiğinde profesyonel destek almaktan çekinmeyin.

“Zaman Yönetiminde Teknolojinin Rolü” başlıklı bu kapsamlı makalede; zaman yönetimi, üretkenlik araçları, dijital planlama gibi kavramların yanı sıra aşağıdaki konuları ele aldık;

·      Dijital takvim ve uygulamalar,

·      Üretkenliği artıran teknoloji alışkanlıkları,

·      İş ve yaşam dengesini sağlama.

Teknoloji, e-dönüşüm, dijitalleşme, yapay zeka, inovasyon ve daha fazlası için bizi takip etmeye devam edin.