Elinizdeki bir belgeyi saniyeler içinde taratıp içeriğini analiz ettikten sonra kategorisine göre depolamayı düşündünüz mü? Tüm bu işlemleri düşünmek, akıllı doküman işleme sistemini kullanmaktan uzun sürebilir. Bu sistem; her sektörden şirketin kısa uzun, önemli önemsiz tüm belgelerini tasnif edip güvenle saklayabileceği bir çözüm sunuyor. Peki veri yönetimini sağlayan akıllı doküman işleme nedir, nasıl çalışır?

Akıllı Doküman İşleme Nedir?

Akıllı doküman işleme; küçük ya da büyük ölçekli şirket ve kuruluşların verilerini düzenlemeye, depolamaya, dijitalleştirmeye ve erişime açık hâle getirmeye yardımcı bir teknolojidir. Basılı ya da dijital verilerin insan müdahalesine gerek kalmadan işlenip dijital bir veri tabanında toplanmasını sağlar. Akıllı Doküman Sistemi (ADS) olarak da ifade edilen bu sistem; temel olarak verileri düzenleme, depolama ve dağıtma üçgeninde çalışır. Yapay zekâ gibi gelişen teknolojilerle işletmelerin önemli bir iş yükünü üstlenmenin yanı sıra hata oranını da kayda değer bir düzeyde düşürür.

Akıllı Doküman İşleme Nasıl Çalışır?

Akıllı doküman sistemini şirketinizin dijital deposu olarak düşünebilirsiniz. Fiziksel ya da dijital tüm belgeleri güvenli bir şekilde depolayıp saklayabileceğiniz ve gerekli durumlarda belgelere hızlıca ulaşıp üstünde işlem yapabileceğiniz bir sistem olarak çalışır. Belgeler, akıllı doküman yönetimi sisteminde yapay zekâ teknolojileri kullanılarak belli aşamalardan geçer.

Yazılımın çalışma prensibini kısaca şöyle açıklayabiliriz:

·      Belgeleri Tanıma ve Sınıflandırma: ADS, yazılı ya da dijital formatta tüm belgeleri tarayıp okuyarak sınıflandırır.

·      Belge Analizi: El yazısı veya dijital olarak eklenen içerikler yapay zeka desteği ile tanınır ve sınıflandırılır. Bu sayede belge işleme süreci hızlanır ve hata oranları azalır, kurum içi verimlilik yükselir. Yapay zekâ teknolojileriyle sisteme girişi yapılan tüm belgeler meta verilerle etiketlenir. Bu sayede gerektiğinde ilgili parametreler kullanılarak ihtiyaç duyulan belgeye ulaşmak kolaylaşır.

·      Arama: Erişim izni olan tüm belgeler, şirket veya kuruluş çalışanları tarafından meta veriler kullanılarak hızlıca bulunabilir.

·      Entegrasyon: Akıllı doküman işleme sistemi, firmanın diğer tüm sistem ve havuzlarıyla entegre edilebilir.

Akıllı Doküman İşlemenin Avantajları

İşletmelerin belge yönetimi süreçlerine işlevsel ve kolaylaştırıcı bir çözüm olarak tasarlanan ADS; şirketlere maliyet, zaman ve iş gücü açısından önemli faydalar sunar.

Akıllı doküman işleme sistemine geçerek elde edebileceğiniz avantajlardan bazılarına kısaca değinelim:

·      Fiziki ya da dijital, tüm belgelerinizin tasnifini ve depolanmasını çalışanlarınız aracılığıyla yürütmek yerine akıllı doküman yönetiminden faydalanarak yapay zekâ teknolojileriyle hızlıca tamamlayabilirsiniz. Bu sayede hem çalışanlarınızın iş yükünü azaltıp verimliliği artırabilir hem hatalı bir işlem yapılmasının önüne geçebilirsiniz.

·      Fiziksel belgeleri depolamak, ekstra alan ve maliyet ihtiyacını doğurur. Oysa ADS ile şirketinize dijital bir depo kurmuş olacağınız için alan ve şirket giderlerinden tasarruf edebilirsiniz.

·      Akıllı doküman işleme sisteminin erişim izni kontrolleri, yetkilendirme ve şifreleme imkânları sayesinde şirket verilerinizin güvenliğini artırabilirsiniz. Ayrıca verileri kategorize edip depolayan bu sistem, belgeleri kaybetme gibi sorunların da önüne geçer.

·      Sistemdeki dokümanlara erişim izni olan çalışanlar doküman üzerinde değişiklik yapma, dokümana yorum yazma ya da bağlantı ekleme gibi özellikleri kullanabilir. Böylece operasyonel süreç hızlanır. Ayrıca ADS ile şirket içi iş birliğini artırabilmek adına çalışanlarınıza dokümanlar üzerinde birlikte çalışma imkânı da sunabilirsiniz.

·      Sektörünüze bağlı olarak belirli yasa ve düzenlemelere uyma zorunluluğunuz bulunur. Akıllı doküman işleme sistemi de ilgili yasa ve düzenlemelerin gerekliliklerine uygun şekilde çalışır. Bu sayede bürokrasi süreçlerini herhangi bir sıkıntı yaşamadan yönetebilirsiniz.

·      ADS, belgeler üzerinde yapılan tüm düzelti ve değişiklikleri eksiksiz şekilde kaydettiği için şirket içi ya da şirketler arası yapılan işlemleri ve iş akışını kolaylıkla denetleyebilirsiniz.

Akıllı doküman işleme, sektör fark etmeksizin tüm şirket ve işletmelerin veri yönetimi süreçlerini hatasız, pratik bir şekilde yürütmesinin önemli bir adımı. Siz de iş hacminiz ne olursa olsun, tüm belgeleri gözünüzü açıp kapatana kadar dijital deponuza aktarabilir, belgelerin üstünde çalışmaya başlayabilirsiniz. Ayrıca ADS sayesinde fiziksel belge kullanmanın da önüne geçerek yeşil bir şirket olma yolunda emin adımlarla ilerleyebilirsiniz.