Bilgi ve iletişim teknolojilerinin gelişimiyle ortaya çıkan dijital dönüşüm kavramı, iş süreçlerini dijitalleştiren kuruluşları verimli ve rekabetçi hale getirdi. Dinamik bir kavram olarak dijital dönüşüm; teknolojik ilerlemelerin takibinde yeni ihtiyaçların ve ihtiyaçlara karşılık geliştirilen çözümlerin olduğu bir döngü yarattı. Özellikle iş yaşamında köklü değişikliklerden söz etmeyi mümkün hâle getirdi. Örneğin yazılı ve fiziki olarak yürütülen evrak işleri; e-posta ve e-belge ürünleriyle tarihe gömülmeye başladı. e-Dönüşüm; bürokrasiden ticarete, taşımacılıktan iletişime kadar birçok alanda zaman ve maliyet açısından avantajlar sağlayan yenilikçi adımların öncüsü oldu.

Bu noktada karşımıza çıkan elektronik belge; kamu kurumlarında veya özel işletmelerde mevcut işlerin eksiksiz şekilde yürütülebilmesi, verilere gerekli durumlarda kolaylıkla ulaşılabilmesi, verilerin güvenliğinin sağlanabilmesi adına önemli ve işlevsel bir sistem olarak kullanılmaya başlandı. e-Belge standartları, dijitalleşmeyle varlığını hissettiren ihtiyaçlara göre güncellenerek gelişmelere ayak uyduruyor. Bu noktada zorunlu karekod uygulaması da e-belge kullanıcılarını doğrudan ilgilendiren yeni bir karar. Peki, e-belge ve e-belgelerde zorunlu karekod standardı nedir?

e-Belge Nedir?

e-Belge, elektronik ortamda belli bir standarda göre düzenlenip oluşturulan belgelerin tümünü ifade eder. Elektronik belgeler; e-faturadan e-arşiv faturaya, e-irsaliyeden, e-serbest meslek makbuzuna kadar kamu kurum ve kuruşlarının kullanması gereken tüm belgeleri kapsar. Kamu kurumlarının dışında küçük ve büyük farklı ölçekli işletmeler de operasyonel süreç yönetiminde verimi artırabilmek adına kolaylaştırıcı bir sistem olarak e-belgeyi tercih etmeye başladı.

Bu bağlamda e-belgeler; iş sürecinde hata payını en aza indirmek, vergi ve yasal düzenlemelere uygunluk, gelir gider süreçlerini takip edebilmek gibi pek çok avantaj sağladı. Ayrıca kâğıt kullanımını da büyük ölçüde azalttığı için ulusal ve uluslararası ölçekte daha sürdürülebilir bir yöntem olarak öne çıktı.

e-Belgelerde Zorunlu Karekod Uygulaması

Türkiye'de e-belge sisteminin standartları, Hazine ve Maliye Bakanlığına bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlenip güncellenir. 17 Şubat 2023 tarihinde yayımlanan yeni bir kılavuzda e-belgelerde karekod kullanımının zorunlu hâle getirileceği duyuruldu. Kılavuz kapsamında hangi belgelerde karekod kullanılacağı, belgenin türüne göre karekodun içereceği bilgiler ve resmî başlangıç tarihi paylaşıldı.

e-Belge kullanıcılarının 1 Eylül 2023 tarihi itibariyle belgelerde zorunlu olarak bulundurması gereken karekod uygulamasıyla ilgili detayların yer aldığı Karekod Standardı Kılavuzu'na göre e-belgelerde gerekli karekod bilgilerine kısaca değinelim:

e-Fatura Belgesinde Karekod Bilgileri

Alıcı ve satıcı e-fatura kullanıcısı ise bu faturalarda gönderenin ve alıcının VKN ve TCKN, senaryo, fatura tipi, fatura tarihi, fatura no, ETTN, belge para birimi, mal hizmet tutarı, mal hizmet KDV matrahı, hesaplanan KDV tutarı, vergi dâhil toplam tutarı ve ödenecek tutar bilgileri gereklidir.

e-Arşiv Fatura Belgesinde Karekod Bilgileri

e-Arşiv fatura, elektronik fatura kapsamında olmayan ancak vergi mükellefi olan tüzel kişilere veya vergi mükellefi olmayan bireylere kesilen fatura biçimidir. e-Arşiv faturalarda tıpkı e-faturadaki gibi karekod üzerinde aynı bilgilere ihtiyaç vardır.

e-İrsaliye Belgesinde Karekod Bilgileri

Bir malın sevkinde kesilmesi gereken belge olan e-irsaliye için gereken karekod bilgileri; gönderen ve alıcının VKN ile TCKN bilgileri, senaryo, irsaliye tipi, belge tarihi, belge no, ETTN ve fiili sevk tarihi, fiili sevk zamanı, taşıyıcı bilgileri VKN ve taşıyıcı plaka bilgisidir.

e-SMM Belgesinde Karekod Bilgileri

Serbest meslek erbaplarının kullanması zorunlu e-SMM belgesinde gönderen ile alıcının VKN ve TCKN bilgileri, belge tarihi, belge no, ETTN, belge para birimi, brüt ücret tutarı, tahsil KDV tutarı, KDV tevkifat tutarı, GV stopaj tutarı, KDV tutarı, net ücret tutar, tahsilat bilgileri; karekod için kullanılır.

e-MM Belgesinde Karekod Bilgileri

e-Müstahsil makbuzu olan e-MM, mal tedariki yapan toptancıların vergi mükellefi olmayan çiftçilere kesmesi gereken makbuzdur. e-MM belgesinde karekod uygulaması için gönderen ve alıcı VKN ve TCKN, senaryo, tipi, belge tarihi, belge no, ETTN, belge para birimi, mal hizmet toplam tutarı, GV stopaj tutarı, mera fonu ücreti, borsa tescil ücreti, hesaplanan SGK prim kesintisi ve ödenecek tutar bilgilerine ihtiyaç duyulur.

e-Sigorta Komisyon Gider Belgesinde Karekod Bilgileri

Emeklilik ve sigorta şirketlerinin aracıları adına düzenledikleri belgenin karekod bilgilerinde gönderen ve alıcının VKN'si, gönderen ünvan, senaryo, tipi, belge tarihi, belge no, ETTN, belge para birimi, ihtihsal komisyon toplam tutarı, iptal komisyonu toplam tutarı ve toplam komisyon tutarı yer alır.

e-Döviz ve Kıymetli Maden Alım Satım Belgesinde Karekod Bilgileri

e-Döviz ve kıymetli maden alım satım için gönderen ve alıcı VKN ile TCKN bilgileri, senaryo, tipi, belge tarihi, belge no, ETTN, döviz/kıymetli maden miktarı, uygulanan kur/birim fiyat, döviz karşılığı, TL karşılığı ve toplam tutar bilgileri gereklidir.

e-Adisyon Belgesinde Karekod Bilgileri

Bar, lokanta, kafeterya ve pastane gibi masada servis yapılan ve gerçek usulde vergilendirilen hizmet işletmeleri kullanması zorunlu e-adisyon belgesinde gönderen ve alıcının VKN ile TCKN'si, senaryo, tipi, belge tarihi, belge no, ETTN ve ödenecek tutar bilgilerinin olması gerekir.

Siz de e-belge kullanıcısı iseniz 1 Eylül 2023 tarihinde uygulamaya konulacak e-belgede karekod zorunluluğu için faaliyet alanınıza göre ihtiyaç duyulan bilgileri hazırlayarak gerekli işlemleri yapmaya başlayabilirsiniz.